Precauciones y contraindicaciones

Aunque, hasta aquí, esta herramienta se nos presente como excesivamente positiva, tiene sus pros y contras. Dependiendo de su uso, la herramienta será eficaz u obsoleta. Aquí les presento las ventajas de uso, las desventaja por mala utilización, y cómo evitar que las wikis enreden las relaciones de su empresa.

Como toda herramienta, las wikis deben utilizarse de manera controlada, para evitar que se convierta en un obstáculo en la comunicación corporativa.

Las ventajas de las wikis: fácil uso y ganancia de productividad

  • Las wikis son fáciles de instalar y aprender a utilizarlas es rápido.
  • Todos trabajan sobre un mismo documento. Esto evita el envío y reenvío por email de archivos y permite almacenar el contenido sobre un soporte común a todos, que puede ser corregido y reorganizado por todos.
  • La existencia de un historial de las modificaciones permite consultar las versiones precedentes de los documentos modificados.
  • Gracias al motor de búsqueda integrado, sus colaboradores ganan en eficacia al no perder tiempo en la búsqueda de información.
  • Después de una ausencia prolongada, será informado de los principales cambios y avances hechos en el proyecto.
  • Contrariamente a los blogs o comentarios que tienen tendencia a acumularse sin tener una verdadera estructura, la wiki es estructurada y actualizada regularmente, la información obsoleta es eliminada.

Precauciones y contraindicaciones:

Para que la wiki sea una herramienta eficaz y útil en la empresa, su empleo requiere de organización, autodisciplina y sobre todo de la participación de todos. Cada usuario debe consultar regularmente la wiki para conocer el avance de los proyectos y debe enriquecerlo para ser participe de los mismo al igual que sus colaboradores. Por ello, el uso de esta herramienta debe estar supervisado y requiere preparación. Si su empresa carece de valores como el trabajo en equipo y la solidaridad (que un comunicador social o gestor de recursos humanos debe distinguir), NO SE DEBE UTILIZAR ESTA HERRAMIENTA, pues seguramente no tendrá éxito y se confundirá mucha información. Se debe tener en cuenta que debe limitarse la wiki a un número determinado de personas. Es decir, tener unas restricciones de acceso para que sólo las personas relacionadas con esa wiki puedan editar su contenido.

Optimizar el funcionamiento de la wiki en la empresa

Salvo en casos particulares, de preferencia únicamente utilice su wiki internamente. Efectivamente, si hace de su wiki su vitrina, cualquiera podrá modificar el contenido a su voluntad: correrá el riesgo de ser victima de actos de vandalismo (de posibles clientes descontentos, competidores desleales, etc.) que podrían perjudicar su imagen.

Por lo tanto será mejor que utilice la wiki como un medio de comunicación y trabajo con sus colaboradores, internamente, y utilice más bien un blog, en el que tendrá total control del contenido, para presentar su empresa al mundo entero.

  • Formación. Es indispensable formar a los futuros usuarios y hablar del interés de la wiki, para motivar a los colaboradores a que adopten esta herramienta de trabajo.
  • Lanzamiento. Después de su instalación, hay que preparar el lanzamiento de la wiki: añadir contenido y hacer un llamado para que contribuyan en la elaboración del contenido. Estructurar la wiki por categorías.
  • Animación. Animar constantemente la wiki, para fomentar la participación de los colaboradores, moderar las páginas y las modificaciones realizadas.
  • Gestión del contenido. Estructurar bien el contenido de la wiki para evitar que se produzca un crecimiento desordenado. Reorganizar regularmente el contenido creando nuevas categorías, clasificando o fusionado páginas, eliminando páginas o categorías obsoletas.
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